• Volunteer Engagement Manager

    Posted: 06/20/2019

    POSITION OVERVIEW

    The Volunteer Engagement Manager is responsible for implementing the overall operation of a comprehensive volunteer program. The Manager coordinates all aspects of recruiting, interviewing, orientation, coordination of training, evaluation and credentialing as required for all volunteers. In addition, the Manager oversees the volunteer recognition program to cultivate strong organizational relationships.

     

    CORE RESPONSIBILITIES

    • Assure that coordination and facilitation of Fourth Street Clinic’s volunteer program is integrated into the overall clinic operations

    • Develop and maintain ongoing recruitment, training and volunteer program planning, which includes the on-oarding process for the volunteers

    • Develop relationships with all volunteers including Board of Directors, Committees, community and students

    • Communicate with staff to identify volunteer opportunities within the agency and coordinate

    • Match volunteer requests from medical, dental, pharmacy and administrative staff with appropriate volunteers

    • Ensure ongoing communication with volunteers in updating and maintaining of their volunteer files. Including credentialing, and trainings as needed

    • Maintain volunteer communications and online resources including volunteer newsletter, volunteer surveys, and online volunteer (Volgistics)

    • Assist and maintain a working budget for the volunteer and engagement program. Work with supervisor and finance department to ensure accuracy of budget

    • Manage, respond and track volunteer applications within volunteer database to ensure timelines and accuracy of the volunteer status

    • Oversee background and credentialing paperwork for volunteer, which may include completing finger painting cards. Make sure all requirements are met and submitted in a timely fashion

    • Work with various departmental staff to ensure volunteers are provided with “job” specific training, orientation and supervision as needed (i.e Medical Assistant volunteers will be provided job associated training, orientation and supervision by the Clinical Manager). 

    • Organize with Director of Clinical Operations (DCO) to make certain all MOU’s for student volunteers and other volunteer groups are signed, current and accurate.

    • Collaborate with Development Director to ensure having volunteer coverage of agency events

    • Develop and prepare volunteer status reports for compliance/malpractice requirements, in-kind volunteer hours, and tracking on a monthly, quarterly and annual bases

    • Coordinate selection and approval of on-boarding volunteers with supervisor

    • Coordinate with Human Resources credentialing packets are up to date and reviewed as needed for volunteer providers

    • Adhere to FTCA and HRSA regulations, maintain and communicate with supervisor and other departmental staff deficiencies or gaps in this area as it pertains to volunteers

     

    QUALIFICATIONS

    • Bachelor’s Degree preferred or equivalent work/volunteer experience 

    • Three (3) or more years of previous volunteer coordination preferred

    • Demonstrated ability to work effectively with all administrative and clinical personnel and management leaders

    • Able to work autonomously and part of a multidisciplinary team to ensure accurate and timely information relating to volunteers

    • Excellent written and verbal skills 

    • Strong organizational skills; ability to document, file and submit a variety of paperwork

    • Ability to converse with a variety of education levels and learning styles 

    • Able to work flexible schedule to meet the demands of organizational volunteer program 

    • Demonstrate high level proficiency with web based tool, Microsoft office application  including but not limited to: Outlook, Word, Excel and PowerPoint 

     

    If interested, please send resume/CV to:

    jobs@fourthstreetclinic.org

    No Phone Calls Please

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    POSICIÓN

     

    El Gerente de Participación de Voluntarios es responsable de implementar el funcionamiento general de un programa de voluntariado integral. El Gerente coordina todos los aspectos de reclutamiento, entrevista, orientación, coordinación de capacitación, evaluación y credencialización según sea necesario para todos los voluntarios. Además, el Gerente supervisa el programa de reconocimiento voluntario para cultivar relaciones organizativas sólidas.

     

    RESPONSABILIDADES BÁSICAS

    Asegurar que la coordinación y facilitación del programa de voluntariado de Fourth Street Clinic se integre en las operaciones generales de la clínica

    Desarrollar y mantener la contratación continua, la capacitación y la planificación del programa de voluntariado, que incluye el proceso de incorporación para los voluntarios

    Desarrollar relaciones con todos los voluntarios, incluyendo Junta Directiva, Comités, comunidad y estudiantes

    Comuníquese con el personal para identificar oportunidades de voluntariado dentro de la agencia y coordinar

    Igualar las solicitudes de voluntarios del personal médico, dental, farmacéutico y administrativo con voluntarios apropiados

    Asegurar la comunicación continua con los voluntarios en la actualización y el mantenimiento de sus archivos de voluntarios. Incluyendo la credencialización y las capacitaciones según sea necesario

    Mantener comunicaciones voluntarias y recursos en línea, incluyendo boletines de voluntariado, encuestas de voluntarios y voluntarios en línea (Volgistics)

    Ayudar y mantener un presupuesto de trabajo para el programa de voluntariado y participación. Trabaje con el supervisor y el departamento de finanzas para garantizar la precisión del presupuesto

    Gestione, responda y realice un seguimiento de las aplicaciones de voluntarios dentro de la base de datos de voluntarios para garantizar los plazos y la precisión del estado de los voluntarios

    Supervisar los antecedentes y la credencial de la documentación para el voluntario, que puede incluir completar tarjetas de pintura de dedos. Asegúrese de que todos los requisitos se cumplen y se presentan de manera oportuna

    Trabajar con varios personal departamental para asegurar que los voluntarios reciben capacitación específica de "trabajo", orientación y supervisión según sea necesario (es decir, los voluntarios del Asistente Médico recibirán capacitación, orientación y supervisión asociadas al trabajo por parte del Gerente). 

    Organizar con el Director de Operaciones Clínicas (DCO) para asegurar que todos los Memorandos de Entendimiento para los voluntarios estudiantiles y otros grupos de voluntarios estén firmados, actuales y precisos.

    Colaborar con el Director de Desarrollo para asegurar la cobertura de voluntarios de los eventos de la agencia

    Desarrollar y preparar informes de estado voluntario para los requisitos de cumplimiento/mala praxis, horas de voluntariado en especie y seguimiento en bases mensuales, trimestrales y anuales

    Coordinar la selección y aprobación de voluntarios de incorporación con el supervisor

    Coordinar con los paquetes de credenciales de Recursos Humanos están actualizados y revisados según sea necesario para los proveedores de voluntarios

    Adherirse a las regulaciones de FTCA y HRSA, mantener y comunicarse con el supervisor y otras deficiencias o carencias del personal departamental en esta área en lo que respecta a los voluntarios

     

    Calificaciones

    Grado preferido o equivalente de experiencia de trabajo/voluntario 

    Tres (3) o más años de coordinación de voluntarios anteriores

    Capacidad demostrada para trabajar eficazmente con todo el personal administrativo y clínico y los líderes de gestión

    Capaz de trabajar de forma autónoma y formar parte de un equipo multidisciplinario para garantizar información precisa y oportuna relacionada con los voluntarios

    Excelentes habilidades escritas y verbales 

    Fuertes habilidades organizativas; capacidad de documentar, presentar y presentar una variedad de papeleo

    Capacidad para conversar con una variedad de niveles educativos y estilos de aprendizaje 

    Capaz de trabajar un horario flexible para satisfacer las demandas del programa de voluntariado organizacional 

    Demostrar competencia de alto nivel con la herramienta basada en web, aplicación de oficina de Microsoft incluyendo pero no limitado a: Outlook, Word, Excel y PowerPoint 

     

    Si está interesado, envíe un CV/currículum vitae a: jobs@fourthstreetclinic.org

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